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担当者が不在のときの電話対応は?

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仕事場に担当者がいないときに電話を受けた場合、どのような対応をすればその後担当者が戻ってきた際にスムーズに進むでしょうか?

相手の会社名、名前、所属名を確認しておき、自分の名前も名乗っておく

仕事場に担当者がいない事を伝え、どのくらいの時間で戻るかを伝えます。
「いかがいたしましょうか」「折り返しお電話いたしましょうか」というような形で尋ねます。
その場合
「後ほどかけ直します。」「折り返しご連絡を頂きたい」「伝言をお願いします。」
などのようなことがあるかと思います。
いずれにしても、会社名、名前、所属名も確認しておくといいかと思います。
また、自分の名前も名乗っておいたほうが親切です。

それ以外にも不在のときに気をつけたいことは、担当者が不在の理由を詳細に話さないということです。
ビジネスには機密事項もありますので「○日まで出張しております。」
というところまでに留め、どこでなにをしているのかまで話す必要はありません。
他の電話に対応している場合には、1分以上待たせてしまうようであれば折り返し電話をかけることを伝えます。
1分以内に終わりそうな場合でも
「他の電話に出ておりますが、いかがいたしましょうか。」と尋ねるようにしましょう。

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