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社内の会議室が全て埋まっていて利用できない…会社外で商談や打ち合わせをするときに気をつける事は?

2021年9月22日

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会議室以外の場所で打ち合わせや商談をしたことがありますか?
社内、社外問わず打ち合わせをカフェやラウンジなどで行う場合があります。
なぜ、会議室で行わないで外で行う必要があるのでしょうか?
またセッティングをする側になった場合、気をつけるべきことはどのようなことがあるでしょうか?

なぜ会社外で商談や打ち合わせをする?

先方と商談や打ち合わせといった場合、会議室で行うのが普通だと思う人がいるかもしれません。
今までの環境からは考えられないという方もいらっしゃるかもしれませんが、必ずしも会議室が使えるというわけでもないです。

セッティングする側となった場合はどういったことに気をつけるべきでしょうか?

立地が悪い

会社は必ずしも立地条件の良い場所にあるわけではありません。
自分の会社が駅から遠かったりアクセス不便な場所にあった場合、先方にとっても移動の負担になります。

そんな中「打ち合わせは弊社の会議室で…」とは言えません。
そういった意味でも、打ち合わせ場所を会社外で探さないといけません。

会議室が少ない

他には「会議室が足りない、確保できない」という問題があります。
web会議の普及や1対1の会議の増加によって、昔よりも会議室の使用方法も変わり不足の原因となっています。

先方からの希望時間に会議室が使えないとなると、大きな損失になってしまいます。

打ち合わせ場所を探すポイント

会社外で打ち合わせを行う場合、先方がアクセスしやすい場所でカフェや喫茶店など話ができればどこでも良いというわけではありません。
色々なことに配慮しなくてはなりません。

店内のBGMや騒音

店内のBGMが大きかったり、周りの声が大きかったりすると打ち合わせの邪魔になります。
かといって、あまりにもBGMが静かすぎても自分たちの声がよく響いてしまい、情報漏洩の恐れもあります。

静かに打ち合わせができるような場所か、座席数はどのくらいで隣の席との間隔は離れているかなど前もって下見をしておき、何件か候補があると良いでしょう。

機密情報に配慮する

時間を取ってもらっているだけに早く話を切り出そうとしてしまいがちです。
そういった心構えは間違えてはいませんが、せめて注文した品が全て揃ってからにします。

また機密情報にも充分配慮します。
会社以外の場所で機密の情報を口にしてしまっては誰が聞いているか、わかりません。

機密情報や部外者に聞かれてはいけない内容の場合は、貸し会議室や完全個室のあるコワーキングスペースなどを選びましょう。

その他気をつけること

先方が喫煙者か禁煙者かにもよって、席が決まります。
相手がどっちかわからない場合は、禁煙席にしておくのが無難でしょう。

お会計は、セッティングした側が払うのが基本です。
注文をするタイミングで「お飲み物は何にしますか?」と聞くと良いでしょう。

まとめ

会社外で商談や打ち合わせをすることになった場合、慌てないように前もってどのような準備をするか知っておくと良いかもしれません。

特に会社外で話すので機密情報に充分配慮して、情報漏洩のないようにしましょう。

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