商談のためにクライントを訪ねる際には、まず時間に遅れないようにしたいところです。
前日か遅くても当日の朝には、交通方法や時間を調べておくことを忘れないようにしたいものです。
他に気をつけるべきことはなんでしょうか？
そして商談中や商談時間、商談後の対応についても気をつけるべきことはあるでしょうか？
交通方法はいくつかのルートを考えておく
最寄り駅に到着してから探し回っているようでは、約束の時間に遅れてしまいます。
また交通ルートも、トラブルなどがあり必ず使えるとは限りませんのでいくつかのルートを考えておく必要があります。
遅刻は絶対にいけません。
先方に悪印象を与えてしまい、一度信用を失ってしまうと取り返すのは簡単ではありません。
万が一交通状況などにより遅れてしまう場合には、前もって必ず連絡をします。
連絡も約束の時間が過ぎてからではなく早めに連絡をして、なぜ遅れるのか理由を正直に伝える必要があります。
商談や会議などでのバッグの置き場所
商談・会議などでバッグの置く位置に迷ったことがある人も多いかと思います。
まずバッグをテーブルの上に置くという行為は、マナー違反となります。
トイレに行ったり、外に行ったりしたバッグをお茶が出てくるテーブルの上置くということになりますので、無神経な行為です。
まず膝の上に置いて必要な物を取り出したら、自分の座る椅子の足下の横に置くようにしましょう。
小さいバッグの場合は、浅く腰掛けて背もたれと背中の間に置くようにしましょう。
隣の椅子に置く場合は、相手に断ってから置くようにするといいかもしれません。
商談時間の目安
商談をする際には、時間にも気を配りたいところです。
せっかく時間を割いてもらっていることも考えて1時間程度を目安にするようにしましょう。
だからといって先方の話している最中に、切り上げるようなことを言い出すのはいけません。
用件が済んだら雑談をしすぎないように注意をします。
最後に内容を再確認をしたら、しっかりとお礼を言うことも忘れないようにします。
「お忙しいところをありがとうございました。失礼します。」
などのようなお礼を言って退出するようにします。
見送ってくれた場合には、別れ際にもう一度挨拶します。
商談が上手くいかなかった場合は？
商談がうまくいかなかった場合など、その後にお礼などはするべきなのでしょうか？
それとも、そのまま何もしなくても良いのでしょうか？
商談で思ったような結果にならなかったからといって、それで終わりではありません。
先方にも理由があったかもしれませんし、今回は縁がなかっただけで後々縁があるかもしれません。
せっかく会うことが出来た人なのですから、そのまま終わりにならないようにしましょう。
訪問後は早い段階で電話や手紙、メールなどでお礼をするようにします。
時間を作ってくれたことなど、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
こういったマナーは、今後もいい関係を築くうえで大切です。
会社への特定の方に手紙を出す場合
手紙を会社宛に出すときに「御中」はよく使われることです。
しかし「○○株式会社御中 ××様」のように使うのは間違いです。
組織に対して使うと思っている人も多いかもしれませんが「御中」は会社宛に出す際に、特定の個人名がわからない場合に書くものです。
出したい個人名がわかっている場合には「○○株式会社 ××様」というような書き方で大丈夫です。
まとめ
商談は、商売や取引の交渉や話し合いをすることです。
新たな商いが発生する場であり、クライアントと話すという点では同じであっても「打ち合わせ」とは異なる緊張が走ります。
商談を成立させるためには、会話術だったり交渉力だったり説明力などが必要になります。
しかしそれ以上に、クライアントに誠実で謙虚で相手の役に立つことが1番です。
きちんとビジネスマナーを理解して、失礼のないようにしましょう。