自社に来客があった場合の対応には気をつけたいものです。
万が一マナー違反なことをしてしまった場合、お客様を不快にさせてしまったり、クレームを受けてしまったり上司に迷惑をかけてしまったり恥をかかせてしまう場合があります。
お客様を迎えたとき、自分が会社の顔であることを意識して対応すべきでしょう。
対応について気をつけるべきことはどんなことがあるでしょうか？
ドアを開ける際に気をつけること
会議室や応接室にお客様を通すときに、お客様に先に入ってもらう配慮が必要です。
相手の方に背を向けることは、無関心だと言っているのと同じ事です。
押して開けるドアと引いて開けるドア、それぞれ気をつけることはなんでしょうか？
引いて開けるドアと押して開けるドア
引いて開けるドアの場合は、お客様を先に通します。
そしてドアを一杯に開き
「どうぞ、こちらでございます」
と一言添えるといいかと思います。
逆に押して入る場合のドアの場合には、お客様にドアを押さえて頂くわけにはいきません。
そのため、自分が先に行ってしまうのは仕方がありません。
その際にストッパーがついている場合は、しっかりとロックをすることです。
ついていない場合は、一言添える配慮が必要です。
握手をするときに、お辞儀の必要性は？
ビジネスの場で握手をする機会も増えました。
ですがいくら増えたといっても、日本はお辞儀の文化が中心です。
握手をしながらお辞儀をしてしまうという人もいらっしゃるかもしれませんが、実際握手をしながらお辞儀はする必要があるのでしょうか？
握手をするときに、お辞儀の必要性はない
笑顔のまま、目を見て軽く力を入れるようにして握るだけで大丈夫です。
変に握った手の上下を繰り返したり、目下の人が目上の人に求める行為や、女性に求めるなどといったことで相手に不快感を与えないように配慮しましょう。
特に外国からのお客様のときには、こういった注意が必要です。
座る・立つ」際に気をつけること
次に予定があるからといって、わざわざ来て頂いたお客様相手に、自分が先に立ち上がってしまったり先に着席してしまうのは失礼にあたります。
口では「どうぞ、こちらへ」と椅子をすすめているにも関わらず、先に着席してしまう行為に気をつけましょう。
座る時にも立つときにも相手の方よりも少し遅れるようなタイミングを心がけるようにしましょう。
席次に気をつける
プライベートや家族の場などでは席次を意識することもなく、どこの席に座ろうと関係ないと思っている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし特にビジネスの場では、意識しておいて損はありません。
むしろ、知らずにやってしまったことで大事な取引が中止になってしまうということがないよう配慮したいものです。
ビジネスの場において、席次とはどういったものでしょうか？
上座と下座
座る席の順序を席次といいます。
年齢や役職、肩書きが上の人、または招待者が座る席が上座、下の人や主催者が座る席が下座になります。
簡単に言うと「出入口から遠い席が上座、近い席が下座」です。
相手によっては、プライドを傷つけられたとなってしまうこともあるかもしれません。
自分が気にしないからといって、他の人も同じように気にしないと限らないので注意するようにしましょう。
以下の画像を参照してください。
1,2…上座で、お客様
3,4…下座で、自社側の人間
上座側と下座側それぞれ座る順番は、会社の中での地位や役職によって決まります。同じ立場の場合は、年齢が上か下かで決まります。
ちなみに、タクシーやオーナーの乗用車の場合の上座と下座は以下の通りです。
まとめ
覚えることが沢山あって大変ですが、会社の顔として対応することにより、会社の印象が大きく左右されるのできちんとマナーを身に着けておきたいものです。
特に、上座と下座はビジネス以外でも活用できるので覚えておくと損はないかもしれません。