アポイントとはアポイントメントのことで、ビジネスシーンでよく使われる用語で取引先やクライアントと会う約束や予定のことを言います。
そして、特に多くの営業職がこのアポイントを取るために苦労しています。
アポイントを依頼する際には明確に、かつ相手の立場に立つことがポイントとなります。
アポイントを受けてくれるということは、自分のために時間を割いてくれるということです。
失礼のないように、アポイントを取るにはどのようなことに注意すべきでしょうか？
アポイントなしで飛び込みで訪ねるのは？
自分の一生懸命さを伝えるために、飛び込みで相手の都合を聞かずに訪ねる方もいらっしゃるかもしれません。
前もってアポをとらずに訪ねる行動はどうなのでしょうか？
あと、何度か顔を合わせたことのある取引先ならば、アポなしで訪ねても良いのでしょうか？
必ず相手の都合を伺うこと
アポなして飛び込みで訪問する行動は、一方的な思いを伝えようとするあまり、かえってマイナスになる場合もあります。
まずは、相手の都合を伺うことから始めます。
そこで日時を指定してもらい、相手の都合を出来る限り優先するようにしましょう。
それでも都合が悪く他の日に変えてもらいたい場合は
「申し訳ありません。別の日か、時間のほうを変えていただけないでしょうか」
と詫びた上で日程を決めていくようにしましょう。
相手に都合があることを忘れてはいけない
また当日は10分くらい前には到着するように意識をして遅れないように注意しましょう。
だからといって早ければいいというわけでもなく、早く着きすぎてしまった場合には、近所などで時間を潰してから訪問するようにしましょう。
あと何度か顔を合わせた事のある取引先だとしても、アポを取ってから訪ねましょう。
時間が限られているからといって相手のところを急に訪ねても、相手に都合があることを忘れてはいけません。
先方の性格や状況によっては断りづらいこともあるかもしれません。
そういった迷惑をかけないように、事前に連絡をして都合を確認する配慮が必要です。
相手に約束があるか聞きたいとき
先方の約束を聞きたいときに、どういった聞き方をすればいいのか迷ったことがある方もいらっしゃるかもしれません。
約束を一般的に「アポ」と言えば多くの人に通じますが
「明日、アポはありますか？」
という聞き方は社内ではよくても、先方への聞こえがよくありません。
お客様の場合は
「失礼ですが、明日の17時はお約束をなさっていますでしょうか」
などのように失礼にならないように聞くのが良いでしょう。
会社外でアポイントを取った場合は？
会社ではなく喫茶店やホテルのラウンジなどでアポイントが入ることもあります。その際、気をつけることはなんでしょうか？
事前に調べておく必要がある
会社外での場所を指定された場合には、事前に調べておく必要があります。
なにも調べず、曖昧なまま出発して遅刻をしてしまえば相手に迷惑をかけてしまいます。
場所がよくわからないときには、最寄りの駅や目印となる場所を聞いておくとスムーズにいくかと思います。
その際にはメールやFAXなどで送ってもらっていればスムーズです。
自分から指定した場合には、なるべく駅から近いところを選ぶようにしましょう。
その際も先ほどのようにメールやFAXにて場所を知らせておきます。
また、それでも場所に迷ってしまったり、緊急のことがあるかもしれません。
自分の携帯番号を教えておけば、非常時にも安心です。当日には遅くても10分前には着くようにします。
まとめ
アポイントを取る際、気をつけることは沢山あります。
あくまで先方に失礼のないようにしましょう。
そして第一印象を与える行為になるので、きちんと事前準備をしてから望むように心がけたいものですね。